Giao tiếp là một trong những kỹ năng cơ bản mà ai cũng cần phải có. Sử dụng nghệ thuật ngôn từ một cách khôn ngoan không chỉ giúp bạn nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới mà còn giúp tạo dựng hình ảnh đẹp trong mắt mọi người. Vậy hãy cùng bài viết tìm hiểu +14 cách ứng xử khôn khéo trong giao tiếp nơi công sở hiệu quả nhất nhé.
Phụ lục
Lợi ích của ứng xử khôn khéo trong giao tiếp
Khả năng ăn nói giúp bạn dễ dàng có được sự yêu mến và tin tưởng của người khác. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng lấy được thiện cảm của người bạn mới quen và từ đó có nhiều cơ hội để mở rộng mối quan hệ.
Không chỉ vậy, giao tiếp khéo léo còn có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề chỉ bằng lời nói một cách hiệu quả trong khi vẫn khiến người nghe cảm thấy thoải mái, dễ chịu.
Trong công việc, học cách ăn nói khôn khéo có thể giúp bạn dễ dàng hòa nhập với một tập thể và nhận được sự tín nhiệm của cấp trên cũng như đồng nghiệp. Nhờ đó, bạn sẽ nhận được nhiều cơ hội hơn. Đây cũng là một khả năng rất hữu ích trong quá trình đàm phán, giúp bạn đạt được thỏa thuận nhanh chóng.
Vì vậy, biết cách ăn nói là sẽ là một điểm cộng và là điều kiện cần để dẫn đến thành công. Bất cứ ai cũng nên học cách nói một cách khôn ngoan và vận dụng nó một cách hiệu quả không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống của mình.
Cách ứng xử khôn khéo trong giao tiếp với mọi người
Học cách nói cảm ơn và xin lỗi
Cảm ơn và xin lỗi là những điều rất cơ bản trong giao tiếp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cảm ơn và xin lỗi đúng lúc. Vì vậy, trước khi học nói bất kỳ điều gì hoa mỹ, hãy bắt đầu bằng việc luyện nói cảm ơn và xin lỗi đúng người vào đúng thời điểm.
Điều này không chỉ cho thấy bạn tôn trọng người khác mà còn thể hiện bạn là một người có khả năng nhận thức tốt.
Khen ngợi và khuyến khích
Một phần quan trọng để giao tiếp hiệu quả trong công việc và trong cuộc sống là bạn nên khen ngợi và khuyến khích mọi người nhiều hơn. Điều này có thể thúc đẩy họ cố gắng hoàn thành công việc của mình tốt hơn. Thành công đến từ những điều nhỏ nhất.
Hầu như tất cả chúng ta đều muốn được khen. Tuy nhiên, lời khen ngợi chân thành khác với xu nịnh. Vì vậy, bạn nên tập trung vào những chi tiết cụ thể, khác biệt để khen ngợi lẫn nhau. Bằng cách này, bạn dễ dàng lấy được thiện cảm từ mọi người.
Đừng bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào để thể hiện lòng tốt, sẵn sàng giúp đỡ và khuyến khích đồng nghiệp. Ngay cả khi đưa ra những lời nhận xét góp ý, hãy thực hiện một cách lịch sự, mang tính xây dựng và không thể hiện thái độ thù địch. Hạn chế nói lời chê bai, và đừng khuyên khích để họ có động lực cố gắng và cải thiện hơn.
Nắm bắt tình huống khi giao tiếp
Người thông minh xử lý giao tiếp sẽ biết kiểm soát được mọi tình huống có thể xảy ra. Không ai lường trước được bất kỳ điều gì có thể phát sinh, cũng không thể dự tính chính xác mọi việc. Khi đó, người giao tiếp cần có giữ bình tĩnh để nhanh chóng nắm bắt tình huống và làm chủ cuộc nói chuyện của mình.
Để làm được điều này sẽ cần nhiều thời gian luyện tập và trải nghiêm thực tế. Bạn có thể bắt đầu luyện tập bằng việc lường trước mọi tình huống có thể nảy sinh và chuẩn bị trước những câu trả lời chữa cháy để ngăn cuộc nói chuyện đi vào ngõ cụt hoặc rơi vào tình huống dở khóc dở cười.
Điều quan trọng là bạn cần chuẩn bị tinh thần để đối phó với những trường hợp đối phương cố tình gây khó dễ cho bạn, khi đó bạn sẽ cần bình tĩnh và xử lý một cách hợp lý nhất.
Mỗi người sẽ có cách ứng phó riêng trong từng tính huống, hãy tìm cho mình cách dễ dàng và thoải mái nhất để dù là trong tình huống rối ren nhất bạn vẫn nắm bắt và xoay chuyển được tình huống.
Chọn thời điểm thích hợp để nói
Vì cảm xúc và tâm trạng của con người thay đổi theo thời gian, do đó bạn cần cân nhắc xem mình có nên trao đổi với một người về nội dung này vào thời điểm cụ thể hay không. Hãy đảm bảo truyền tải đầy đủ thông điệp khi họ sẵn sàng lắng nghe nhất. Bởi như vậy, cuộc nói chuyện mới thành công.
Biết cách lắng nghe
Học cách giao tiếp khôn khéo không có nghĩa là bạn chỉ chú ý đến lời nói của mình. Trong giao tiếp, có người nói thì phải có người lắng nghe. Đừng bao giờ ngắt lời khi người kia chưa nói xong. Do đó, hãy học cách lắng nghe chân thành, cố gắng thấu hiểu và chia sẻ đúng lúc, để đối phương cảm nhận được sự tôn trọng của bạn.
Đừng quên học cách đặt những câu hỏi đúng và phù hợp trong một cuộc trò chuyện. Trong bất kỳ quá trình giao tiếp nào, giữa người nói và người nghe đều cần có sự tương tác. Câu hỏi của bạn sẽ là một cách tuyệt vời để kéo dài cuộc trò chuyện, giúp bạn có thêm thông tin và thể hiện rằng bạn đang lắng nghe.
Ngoài ra, đừng chỉ biết lắng nghe, mà hãy tiếp thu, đón nhận những lời nhận xét dù đó là những lời phê bình. Biết cách lắng nghe và tiếp thu không chỉ giúp bạn chiếm được thiện cảm của mọi người mà nó thực sự là chìa khóa giúp bạn thành công.
Kiểm soát thái độ và giọng nói
Biết cách ưng xử là khi bạn phải đối mặt với tình huống khó xử, nhạy cảm, và gây tranh cãi bạn vẫn giữ bình tĩnh và kiểm soát chính mình. Nhờ vậy, tình hình sẽ bớt căng thẳng hơn.
Trong cuộc sống, không thể tránh được tình huống bất đồng quan điểm với ai đó, nhưng để giữ mối quan hệ hòa hữu thì bạn cần tránh lớn tiếng cãi cọ mà từ tốn giải thích và bảo vệ ý kiến của chính mình. Lớn tiếng và nóng giận sẽ chỉ làm mọi chuyện phức tạp hơn chứ không giải quyết được vấn đề gì cả.
Nếu là nhân viên, đôi khi bạn sẽ bị sếp khiển trách và cảm thấy không công bằng. Tuy nhiên, hãy im lặng tiếp thu vì nếu bạn không xử lý tốt, mọi người sẽ nhận thấy sự tức giận, nóng nảy trong giọng nói của bạn và có thể gây ra xung đột.
Và nếu là lãnh đạo, bạn cần kiểm soát giọng nói của mình để nhân viên không cảm thấy bị thiếu tôn trọng khi bạn lỡ lời. Nó cũng là một kỹ năng quản lý văn phòng quan trọng.
Luôn mỉm cười trong giao tiếp
Nụ cười chân thành và tươi tắn chính là một trong những chìa khóa mang lại thành công trong bất kỳ cuộc nói chuyện nào và lấy được thiện cảm từ đối phương. Mỉm cười có thể giúp đối phương cảm thấy thoải mái hơn trong cuộc trò chuyện.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn phải luôn mỉm cười. Hãy nhận biết tình hình khi nào nên cười và khi nào không nên.
Ứng xử khéo léo với cấp trên
Giao tiếp với cấp trên như thế nào là điều đáng quan tâm trong văn hóa giao tiếp công sở, nhất là đối với những người mới bước chân vào môi trường này.
Đầu tiên, hãy xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà lãnh đạo hoặc trang bị cho mình tâm thế tự tin và tích cực. Học cách đặt câu hỏi thẳng thắn và diễn đạt rõ ràng, mạch lạc khi nói chuyện với sếp.
Đừng bao giờ nổi nóng hay tranh cãi khi bị phê bình, chỉ trích, vì điều này sẽ chỉ khiến bạn mất điểm trong mắt lãnh đạo mà thôi. Ngoài ra, không có ông chủ nào thích một người nóng tính và thiếu tự chủ. Thay vào đó, hãy lắng nghe và tiếp thu.
Tôn trọng đồng nghiệp
Đồng nghiệp hoặc cấp dưới là người mà bạn thường xuyên tiếp xúc tại nơi làm việc. Tôn trọng họ là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp mà bạn cần nắm vững.
Với cấp dưới, hãy thường xuyên khuyến khích, động viên để họ làm việc hăng say và phát huy hết khả năng của mình. Tránh ngôn ngữ gây hấn hoặc chỉ trích quá mức khi cấp dưới mắc lỗi. Thay vào đó, bạn có thể nhẹ nhàng nhắc nhở và thưởng phạt tùy theo mức độ.
Thực hành nói “không” một cách lịch sự
Tôn trọng là điều tốt nhưng không có nghĩa là bạn phải chấp nhận mọi yêu cầu từ người khác. Đừng biến mình thành con rối “sai gì làm nấy” trong mắt người khác. Hãy học cách nói không một cách lịch sự với những yêu cầu không thuộc trách nhiệm của bạn. Đừng quên là bạn hoàn toàn có quyền từ chối và không muốn làm điều gì đó.
Nói “không” cũng là một trong những hành vi giao tiếp cần thiết mà bạn cần trang bị ngay trong những tình huống không muốn rơi vào thế bị động.
Hạn chế tán gẫu nơi công sở
Văn phòng là nơi để làm việc, không phải là nơi để “buồn dưa”. Tất nhiên, trong 8 tiếng làm việc này, việc thỉnh thoảng thư giãn và trò chuyện với những người xung quanh là điều cần thiết. Nhưng đừng quá lạm dụng và vượt quá giới hạn mà biến mình thành bà “tám” nơi công sở.
Nói quá nhiều trong môi trường làm việc không chỉ khiến bạn mất điểm trong mắt đồng nghiệp, cấp trên mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Ánh mắt trong giao tiếp
Giao tiếp khéo léo không chỉ thể hiện qua lời nói mà còn thể hiện ở hành động, cử chỉ và đặc biệt là ánh mắt. Thường xuyên cúi đầu hoặc đảo mắt khi nói có thể dễ dàng để lại ấn tượng xấu trong mắt người đối diện và bị đánh giá là thiếu chân thành.
Để tránh điều này, bạn cần tập nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi nói chuyện, điều này thể hiện rằng bạn đang tập trung vào cuộc trò chuyện khiến họ cảm thấy được tôn trọng và được lắng nghe hơn.
Nhưng nhìn thẳng không có nghĩa là nhìn chằm chằm, nhìn liên tục. Đôi khi bạn nên dừng lại và nhìn xung quanh để không ai cảm thấy căng thẳng hoặc xấu hổ.
Hạn chế sử dụng điện thoại
Thật bất lịch sự nếu để điện thoại đổ chuông lớn và liên tục trong một cuộc họp, cuộc thảo luận quan trọng, hay đơn giản chỉ là một cuộc hẹn thông thường. Tiếng ồn của điện thoại có thể dễ dàng làm người nói mất tập trung.
Bạn cũng có thể tắt tiếng hoặc ít nhất là chuyển sang chế độ rung trước cuộc họp. Ngoài ra, bạn không nên vừa nói chuyện vừa “dán mắt” vào điện thoại. Dù muốn hay không, cử chỉ này cho thấy bạn thiếu tôn trọng người kia.
Hãy cẩn thận khi nhận xét về người khác
Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là trong môi trường công sở, bạn nên tránh tham gia vào một hội nhóm nói xấu, chia bè phài.
Trong môi trường văn phòng, bạn không nên tụ tập hoặc thảo luận về những tật xấu hoặc điểm yếu của người khác. Thật lãng phí thời gian khi hạ thấp người khác để đề cao bản thân.
Ngoài ra, việc đánh giá nói xấu ai đó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các mối quan hệ, đặc biệt là trong văn phòng, nơi mà tinh thần đồng đội cân phải được nâng cao và giữ vững. Nếu bạn lên tiếng nói xấu hoặc cô lập ai đó, thì họ cũng có thể làm như vậy với bạn. Vì vậy, đừng để những lời đàm tiếu, thị phi kiểm soát cuộc sống của bạn.
Khám phá thêm nhiều bí quyết hay trong cuộc sống
Bên cạnh kỹ năng giao tiếp khôn khéo, nếu bạn muốn bỏ túi thêm những “tips” thú vị khác như viết cv ấn tưởng với nhà tuyển dụng, bí quyết work from home hiệu quả,… thì đừng bỏ lỡ Muaban.net – nền tảng rao vặt trực tuyến uy tín Việt Nam.
Đến với Muaban.net, bạn sẽ phải ngỡ ngàng trước kho việc làm tuyển dụng đa dạng và phong phú mà nền tảng cung cấp. Những thị trường việc làm hấp dẫn trải khắp các tỉnh trên cả nước, từ việc làm Hà Nội, việc làm Đà Năng, TP.HCM, cho đến việc làm Kon Tum, việc làm Đắk Nông,… bạn đều có thể dễ dàng tiếp cận.
Không chỉ dừng lại ở đó, Muaban.net còn là nơi cung cấp những thông tin báo chí, các bí quyết và mẹo trong cuộc sống cực hữu ích mà bạn có thể tham khảo và học hỏi nhiều điều.
Truy cập website của Muaban.net và cùng tìm hiểu nhé!
- Website: https://muaban.net/
- Fanpage: https://www.facebook.com/BaoMuaBan/
- Hotline: 1900 6868
Trên đây là bài viết chia sẻ +14 cách ứng xử khôn khéo trong giao tiếp để bạn tham khảo, Hy vọng sau bài viết sẽ giúp bạn tích thêm một số kinh nghiêm hay ho trong giao tiếp.